招待状の返信ハガキがこない!ゲスト別の催促方法

出席の返信はがき

招待状の出欠連絡が返信期日になってもこないことは珍しいことではありません。

「人数報告をしないといけないのに…」

「結婚式を楽しみにしてくれてないのかな?」

と疑心暗鬼になりますよね。
しかし、ゲストは忙し過ぎて忘れていたり、口頭で言えばOKと思っている人もいます。

返信がないからといって「早く送って!」といえば関係性が悪くなりますし、催促して嫌がられないかな…と心配する花嫁さまもいると思います。そこで、今回はゲスト別の返信ハガキの催促方法を紹介します。


返信ハガキの催促で心掛けるべきこと

結婚式に招待するほどの親しい間柄です。
今後も円滑な人間関係を築くために、角が立たないよう催促をする必要がありますよね。

いきなり「早く返信してよ!」では、ゲストとの関係性が悪くなります。
そこで、まずは招待状の返信を催促するときの5つのポイントを紹介します。

返信期日前の催促はNG

カレンダーと砂時計

催促は必ず返信期日が過ぎてから。
早すぎると「出そうと思っていた」となりますし、返信期日当日に投函するゲストも少なくありません。

ベストなタイミングは、返信期日の2~3日後です。

クッション言葉を使う

ごめんねのポーズをとる女性

本題の前に必ずクッション言葉を使います。

例えば、

  • 忙しいのに、ごめんね
  • お忙しいところ、大変恐縮ですが
  • お伺いしたいことがあるのですが

など相手に配慮した一言を付け加えた上で、本題に入ると印象が柔らかくなります

「招待状の返事がまだ届いていないんだけど!」

「忙しいのに、ごめんね。招待状の返事が届いてなくて…」

言いたいことは同じですが、印象は大きく違いますよね。

行き違いを考慮する

行き違い

出欠の催促をした時点で、返信ハガキを投函している可能性があります。
そのため催促をするときは、行き違いの可能性があることを記載します。

  • もう送ってくれてたら、急かしてるみたいでごめん!
  • 返信ハガキを送っていただいているにも関わらず、行き違いがございましたら申し訳ございません。

【返信期日=投函期日】と思っているゲストは多いです。『返信期日前の催促はNG』で、催促連絡は返信期日の2~3日後と説明したのも、行き違いを考慮してのことです。

催促の理由は式場側を理由にする

結婚式場

式場も挙式日の約1ヶ月前には人数確定して欲しいのが本音。
また、式場を理由にすることで「早くださなきゃ!」となりやすい上、あなたとの関係性は保てます

  • 担当のプランナーさんに、人数の確定をしてって言われちゃって
  • 式場に、出席の人数を報告しないといけないから

返事の期日は決めない

期日を決めない

催促をすると「出席します!」と口頭やメールで返事をいただくことも多いですが…

「返事もらったしハガキはいらないよね」

とはなりません。
遅れてもいいので、返信ハガキは必ず送ってもらいましょう。理由は”ゲストの名前が合っているのか?”を確認するためです。

ただし期日は指定しないで依頼します。
「◯月◯日までにハガキを送ってください」と期日を指定すると責められている印象を受けるからです。

  • 遅れてもいいので、ハガキだけ送ってもらえたら助かる!
  • お忙しいところ申し訳ございません。お手隙の際に返信ハガキをお送りいただけますでしょうか。
  • 名前の漢字に間違いがないか確認したいので、返信ハガキを送ってもらえるとありがたい!
  • 式場側で集計する関係で、お手数ですが返信ハガキをご送付いただけますでしょうか。
  • 間違いがあると申し訳ございませんので、返信ハガキを送っていただけないでしょうか。

席次表や席札の名前は、戸籍上の名前を使うのがマナー。ゲストの中には、普段は常用漢字を使っているけど、実は旧字体の方も少なくありません。そのため返信ハガキは必須なんです。

【例文付】ゲスト別の返信ハガキ催促方法

催促方法は、ゲストとの間柄で変えます。
また、催促するときには、出席か欠席かのお返事をいただくために、必ず「出席してもらえますか?」と聞くのがポイントです。

親族への催促方法

まずは、ご両親に、

「期日を過ぎても、◯◯さんから返事がこないんだけど」

と相談します。
親族は両親から確認してもらってもOK
新郎新婦さまからは聞きにくいけど、両親なら気軽に聞けることも多いです。相談した上で、新郎新婦さまから催促するべきか、ご両親に催促をお願いしても良いのか確認をしましょう。

新郎新婦さまがメールで連絡するなら季節の挨拶をいれると丁寧な印象になります。

親族へ催促するときの文例

◯◯おじさん、◯◯おばさん
お久しぶりです!お元気ですか?最近少しずつ寒くなってきましたが、お身体にお変わりはありませんか?

今回は、先日招待状をお送りした◯月◯日の私たちの結婚式の件でご連絡しました。

結婚式、出席してもらえそうかな?
遠くだから申し訳ないと思ってるんだけど、ぜひ来てもらいたいです。

お返事お待ちしてます!

上司や恩師への催促方法

会社の同僚や上司

上司や恩師のような主賓クラスのゲストは、可能ならお会いして出欠の確認をするのがベストです。

直接会うことが難しい場合は、クッション言葉を使い相手の都合を考慮しつつ、お伺いを立てます。

上司や恩師へ催促するときの文例

先日、お渡ししました◯月◯日の私どもの結婚式の件で、ご連絡をさせていただきました。

◯◯さんのご都合はいかがでしょうか。
お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、ご出席いただけるか否かのご連絡をいただけましたら幸いです。

お手数をおかけいたしますが、宜しくお願いいたします。

友人への催促方法

30代女性

友人は電話やメール、LINEでもOK。

ただし、親しき仲にも礼儀あり。
あくまでもこちらの不安や気掛かりを伝えるのではなく、相手を気遣う言葉をいれて聞きましょう。

友人へ催促するときの文例

◯◯ちゃん、お疲れ!

結婚式のことで聞きたいことがあって連絡しました。

◯◯ちゃんからの招待状の返信ハガキがまだ返ってきてなくて…。
もう返事出してくれてたらごめんね!

もしかしたら招待状が届いていないってことも考えられるし、少し心配になっちゃって。

そろそろ料理や引き出物の数を決めないので、もしよかったら出席してもらえるかどうかだけでもお返事もらえたら嬉しいです!

「まだわからない」と言われた時

ただでさえ返信ハガキが届かなくて焦るのに、催促をすると、

「まだ仕事の都合でスケジュールがわからなくて…」

と言われることもあります。
そんな時に、安心材料にしてほしいのが人数確定のタイムリミットです。

人数変更はいつまで可能か確認する

ウェディングプランナー

人数確定のタイムリミットは、

  • 結婚式の10日前
  • 結婚式の2週間前

など式場により異なります。
また、一律で決まっていることもあれば、引き出物は14日前・料理は10日前などアイテムで異なる場合もあります。そのため、いつまでが最終期限かをプランナーさんに確認しましょう。

期限が分かれば、少しは落ち着いて返事を待てるはず!
また、返信ハガキの催促をした上で「まだ出欠がわからない」というゲストには、返事の期限を伝えても問題ありません。

  • プランナーさんに、◯月◯日までに人数の確定をしてくださいってお願いされている
  • 忙しいところ申し訳ないけど、◯月◯日までが期限って式場の人に言われていて…

席次表の印刷はギリギリまで待つ

席次表

人数確定が式場指定の期日ギリギリになった場合、注意すべきが席次表の印刷です。

席札やメニュー表は欠席になっても使わなければいいだけ。しかし、席次表だけは別です。

席次表は、ゲストが席を確認するだけでなく「どんなゲストがきているか?」を紹介する役割も担っています。そのため出席しているゲストと、席次表のゲストが異なるのはNG!

席次表を式場に注文しているなら「◯◯さんの出席がまだ決まっていない」と必ずプランナーさんに伝え、いつまでに返事をもらうべきかを確認し印刷を待ってもらう必要があります。

「返信がないにイライラしないために

期日までに返信がないとイライラしがち。
せっかくの結婚式ですから、それはもったいないことです。

返事が遅くなる理由があるかも

結婚式のゲスト

返事が遅れる理由は、さまざまです。

  1. 仕事の関係で出席できるかギリギリまで分からなかった
  2. 仕事が忙しく送るつもりが忘れていた
  3. 口頭で『出席する』と伝えたから返信ハガキはいらないと思っていた
  4. 海外転勤が決まりバタバタして忘れてしまった
  5. 引っ越しのタイミングで招待状が届き、どこに保管したから分からなくなったが言えなかった

例えば、[1]は出席したいけど、新郎新婦さまに迷惑をかけたくない気持ちがギリギリになっています。[3]は初めて結婚式に招待された方にありがち、[5]は不注意はあるものの、縁起が悪いと思って言い出せなかったちょっと可愛らしさもありますよね!

その他にも非常に稀ではありますが、郵便事故により、

  • 招待状がゲスト宅に届いていない
  • 返信ハガキが新郎新婦宅に届いていない

といったトラブルも実際に起きています。
「忘れてた!」という方もいますが、何らかの理由があることがほとんど

そのため招待状の返信ハガキの催促をする時には、

「まだ返事がないんだけど!」

「待ってるのに!」

感情的にならないことが大切です。
たった一言で関係性が崩れることはあります。それは非常にもったいないことでないでしょうか?

欠席かも…を想定しておく

欠席

催促をしても「まだ分からない」と言われた相手に対しては事前に「欠席かもしれない」と想定しておくのがおすすめです。

なぜならギリギリまで待って欠席だと、

「ギリギリまで待ったのに欠席なんて!」

と人間なら誰もが思うからです。
イライラしないコツは事前に”かもしれない”を想定しておくこと。
予め想定しておけば、余計にイライラしないですし、出席なら喜ばしいことです。

まとめ

  • 返信期日前の催促はNG!
  • 行き違いを考慮し返信期日を2~3日過ぎてから催促する
  • クッション言葉を使って相手に気遣いをしつつ丁寧に伝える
  • 返信期日当日=期限と思っている人が多いため行き違いの記述を記載する
  • 返事の期日は指定しないが、催促しても待って欲しいと言われたら期日を指定してOK
  • 口頭やメールで出席連絡をもらっても旧漢字などの可能性を考慮し必ず返信ハガキは出してもらう
  • 上司、親族、友人などゲストによって催促方法は変える
  • イライラしないために返事が遅れる理由を考えてみる

招待状の返信期日は結婚式の約1ヶ月前。
結婚式を目前にして、ストレスを溜めたくないですよね。でも、期日までに返事がないゲストは少なくありません。

紆余曲折も結婚式準備のひとつ。
挙式が終われば「あのときは焦った!」など楽しい思い出になるはずです。

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