結婚式のWEB招待状ってどんなもの？｜アンシェウェディング

利用者が増えているWEB招待状は様々なメリットがある招待状の新しいサービスです。

WEB招待状を利用することにより、新郎新婦さまは負担を大幅に減らすことができる上、招待状費用の節約にもつながります。

今回は、費用や手間の他に表現の自由度も高いWEB招待状の紹介と活用事例を説明いたします。

※WEB招待状は電子招待状ともいわれています

WEB招待状って何？

WEB招待状は新郎新婦さま専用のホームページをつくり、メールやLINEなどメッセージでホームページのURLを送ります。

以前も二次会では利用される方もおりましたが、最近では披露宴にもWEB招待状を利用する人が増えてきています。

一般的なWEB招待状の作成手順

専用のフォームからデザインや文章を作成する
完成後のURLをメールやメッセージアプリなどで招待ゲストに送信する。
あとはゲストからの返信を待つだけ！自動集計で出欠や未返信ゲストがわかります。

初心者の方でも簡単にできますし、好きな画像や自分たちで撮影した動画も取り込むことができます。

ゲストは返信が“楽”というメリットが！
招待状のURLを受け取ったゲストは、事前に新郎新婦さまが設定した、

出欠席の回答
住所と氏名
送迎バスの利用の有無
食事のアレルギーに関する質問

などを返信フォームで入力します。
返信内容は、自動集計された管理画面で一元管理ができ、この集計データのリストを年賀状や引き出物宅配の住所録として活用できる便利なサービスです。

WEB招待状作成にかかる費用

WEB招待状サービスを提供している業者によって利用料金が異なります。

大きく分けると無料と有料の二種類があります。

無料の業者
引き出物や二次会代行の決済サービスの付帯サービスとしてWEB招待状サービスを無料提供している。
有料の業者
単体サービスとして提供している会社もありますが、この場合の利用料は五千円前後が相場です。

WEB招待状のメリット

続いてはWEB招待状のメリットを紹介します。

招待状費用を格段に抑えられる

WEB招待状は専用ページを作成すれば何人に送っても料金は同じです。
業者によっては結婚式アイテムの付帯サービスとして無料利用ができる上に、クオリティは無料とも思えない高さです。

さらにWEB招待状には切手が不要。
返信ハガキの切手と、招待状を郵送するときの切手が不要になるため、例えば招待ゲストが70人なら1万円前後の節約ができます。

出欠管理が自動でできて便利

紙の招待状で大変な出欠席の集計。
ほとんどのWEB招待状は全て自動で集計をしてくれます。

出席	50人
欠席	3人
未返信	14人

このような集計情報がリアルタイムでチェック可能です。
招待ゲストの多い結婚式では、集計作業だけでも大変ですが、自動化できる点で新郎新婦にはとても重宝されているようです。

住所データの管理が便利

結婚式においてゲストの住所リストは誰しもが作成します。しかし、何十人もの住所や氏名を入力することは、労力にくわえて入力ミスの発生リスクも高く、ミスが許されない作業のひとつです。

WEB招待状ならどうでしょう？

WEB招待状はゲストが住所を入力します。
そのため新郎新婦さまの入力ミスは皆無で、手入力や手書きの手間が一切ありません。

さらに、住所データは年賀状や引き出物宅配のリストにも使われるため、結婚準備に追われる忙しい新郎新婦さまにとって、ゲストの入力した住所データを、そのまま活用できるのはとても便利で確実です。

動画やアニメーションなど表現の幅が広い

WEB招待状はいわゆる新郎新婦専用のホームページのようなもの。
通常のホームページと同じく多彩な画像やイラスト、動くアニメーションなど、紙の招待状よりも表現の幅が格段に広がります。
最近は動画対応をしているWEB招待状もあるため、新郎新婦ご本人が招待をお願いする動画を送る方もいるようです。

送った後も内容を修正できる

紙の招待状は、印刷後に修正や追加ができません。
仮に修正となると費用も時間もかかるため、招待状の発送に影響します。しかし、WEB招待状はホームページのような感覚で、発信後でも簡単に編集ができますし、即時反映されます。

記載情報が足りなかった
誤字があった

など注意をしていても意外と見落としがち。
紙だとミスに気付いたら刷り直しで招待状の発送が遅れますが、WEB招待状なら期日までに確実に送信できます。

WEB招待状の種類

WEB招待状といっても送信方法や出欠席の集計方法には違いがあります。
この違いによってリスト管理の方法が変わるため、その違いを説明します。

２つの大きな仕様の違い

WEB招待状として提供されているサービスには

１対１で送るWEB招待状
１対多人数に送るWEB招待状

の２つのタイプがあります。

※クリックすると新しいタブで開きます

1対1で送るWEB招待状

一人一人に送る招待状ページが独立しているため、個別のゲストに対して専用のメッセージやデザインページを作ることができます。

例えば、友人向けと上司向けにメッセージを変えたり、イラストを変更したりと使い方の自由度が高いです。また、リスト管理では送る人数が決まっているため、紙招待状の管理と同じような要領で行うことができます。

1対多人数に送るWEB招待状

閲覧する招待状ページは全ゲスト共通です。
10人でも50人でも1通分作れば良いため、手間は格段に少ない特徴があります。しかし、リスト管理では注意すべきことがあります。

回答した人しかリストに表示されない
未回答のゲストはリストに反映されず回答状況をExcelなどで別途管理する必要がある
一人のゲストが何度も回答したり、URLが外部に漏れるとイタズラの出欠席登録をされる可能性ある

注意したいのはリスト管理です。
1対多人数のWEB招待状は、リスト管理で収拾がつかなくなる危険性があります。

結婚式に向いているWEB招待状

結婚式に向いているWEB招待状は、1対１で送るタイプのWEB招待状です。
招待状ページ作成では、

友人や同僚向け
親族や上司向け

などゲスト別にまとめてデザインを作成することができ、ページのURL送る作業は1対多人数の時と手間は変わりません。

また、WEB招待状のURLが外部に漏れても、そのURLだけにしか影響されず、既に回答済みの場合は、回答ができない状態になるためリスト管理全体には影響を受けることは皆無です。

1人1人の出欠確認が重要な結婚式では、上記の点から考えても1対1のタイプの方がベストな選択といえるでしょう。

二次会に向いているWEB招待状

二次会に向いているWEB招待状は、1対1でも1対多人数でも、どちらでもOKです。
二次会はほとんどの場合、披露宴の招待人数よりも多くなるケースが多く、結婚式では1人でも招待ゲストの出欠が重要になってきますが、二次会では数人程度の出欠が変わったとしても影響は軽微です。

実際に二次会では1対多人数で利用されているケースが多いようです。

WEB招待状の活用方法

WEB招待状を利用する新郎新婦が増えてきていますが…

「無難に紙の招待状の方が良さそう」

「若い人には良いけど、年配のゲストにはちょっと…」

と二の足を踏む人もいるはずです。
そこでアンシェウェディングがおすすめするWEB招待状の活用方法を紹介します。

友人や同僚だけWEB招待状で送る

WEB招待状を送る際に最も懸念されるのが“インターネットを使える人かどうか”です。
現在は、高齢の方でもスマートフォンやパソコンを使いこなす人も多くいますが、やはり使えないという人も一定数おります。

20代～40代の人に限っていえば、スマートフォンやパソコンを使いないといった人はほぼ皆無であり、紙の招待状にこだわる価値観もありません。

結婚式の招待ゲストの約半数はこの年代のため全員とはいかなくても半数のゲストだけでもWEB招待状で送ることで、コスト的にも集計の手間を考えてもメリットがあります。

出欠席の返信だけWEBフォームを使う

従来通り招待状は紙で送り、出欠席の返信をWEB招待状の出欠席返信フォームで行ってもらいます。

特に20～30代の独身の方には喜ばれる招待状の送り方です。
郵便物を投函することを手間に感じる方も多く、出席するけど返信を忘れる方も少なくありません。

＜具体的な併用手順＞

従来の返信ハガキにWEB用の出欠回答フォームのQRコードを印刷する
受け取ったゲストはスマートフォンで出欠の回答をする

という流れに対応しているWEB招待状を利用しているようです。

WEB招待状も紙招待状も両方送る

WEB招待状のメリットに「動画で相手に伝えることができる」という点があります。
招待状の文章だけではなく、自分の声でゲストに招待メッセージを伝えるというのはWEB招待状ならではの利点です。

＜具体的な活用手順＞

前撮りのときにゲストに対してメッセージを撮影する
ゲストに動画メッセージを送り、紙の招待状も後日発送することを伝える
紙の招待状を送る

新婦がウェディングドレスを、新郎がタキシードなど、結婚式の衣装で動画を撮影すると、より雰囲気のあるメッセージ動画になります。

もしも今から前撮りをするという方におすすめの活用方法です。

まとめ

WEB招待状は1対１と1対多人数の送り方による２つのパターンがあり、性質の違いを理解して結婚式と二次会で使い分ける。
WEB招待状は招待状費用を抑えるのに効果的
出欠管理や住所データ管理など費用面以外にもメリットが大きい
招待状に不備があっても送った後でも修正可能
WEB招待状は無料でも品質の高いサービスものがある
WEB招待状はゲスト属性での送り分けや紙媒体の招待状との併用で活用しよう

「紙媒体の招待状じゃないと失礼なのでは？」
「WEB招待状でもらったことがない」

など消極的な意見も数年前には多くありました。
しかし、WEB招待状の利点はゲストにとっても便利であるため、徐々に利用者も増えてきています。

興味のある新郎新婦の方は、是非WEB招待状の利用を検討してみてください。