戸籍謄本は本籍地の市区町村から取り寄せます。
本籍地以外の役所で戸籍謄本は発行できないため、遠方だと大変ですよね。
そこで今回はを解説！
実際に取得した一連の流れを説明するので、参考にしてみてください。
なお、婚姻届の提出先と本籍地の市区町村が同じなら戸籍謄本は不要です。
大きな違いはありませんが、市区町村によってルールが異なる可能性もあるため、役所Webサイトもご覧になってください。
戸籍謄本を郵送請求するときの注意点
最初に郵送請求の注意点を紹介します。
とくに注意したいのは以下の3つです。
- 戸籍証明書には種類がある
- 返送先の指定はできない可能性がある
- 手元に届くまで1～2週間程度かかる
続いては、それぞれの注意点を説明していくよ
戸籍証明書には種類がある
戸籍の証明書には複数の種類があります。
婚姻届に必要な証明書は戸籍謄本のため、間違えないように請求手続きをしましょう。
戸籍証明書の種類（一部のみ）
- 戸籍謄本（戸籍全部事項証明書）
- 戸籍抄本（戸籍個人事項証明書）
- 戸籍一部事項証明書
- 除籍謄本（除籍全部事項証明書）
正式名称は『戸籍全部事項証明書』です。
戸籍謄本と戸籍全部証明書は同一の証明書となります。
類似の証明書に戸籍抄本があります。
戸籍抄本は、戸籍謄本の一部を記載したもので、婚姻届では戸籍謄本を用意すれば間違いがありません。
返送先の指定はできない
返送先を会社にしようと思っていましたが……
返送先は原則としてのみとなっています。
役所の担当者さんとのやりとり
返送先の住所を会社にできますか？
原則として住民票に登録されている住所のみとなります。その他を希望される場合、理由や証明書の提出をお願いしています。
つまり住民票の住所以外はNGの可能性あり！
役所の担当者さんに聞いたところ、住民票以外の場合は『返送先の理由』と『返送先住所に住んでいることの証明書』が必要になるそうです。
ただし確実に認められるわけではありません。
もし返送先が住民票登録地以外を希望するなら、請求先の市区町村に電話確認をしましょう。
住民票の住所地以外が認められないのは”なりすまし請求”を防ぐため。
勤務先や結婚相手などの住所は指定できない可能性があります。
手元に届くまで1～2週間程度かかる
郵送請求には時間がかかります。
書類の配送期間があるため、です。
役所の担当者さんとのやりとり
何日ぐらいで戸籍謄本を送っていただけますでしょうか？
一般的には、請求を投函してから1～2週間程度で返送していますが、提出書類に不備があったり、繁忙期は時間がかかることもあります。
ちなみに私はちょうど1週間で届きました。
婚姻届の提出予定日の1.5ヶ月前に郵送手続きすると確実です。
婚姻届の提出では、戸籍謄本の発行日が3ヶ月以内や6ヶ月以内とする役所もあります。
戸籍謄本を郵送で請求してみた！
今回、ちょうど戸籍謄本を使う予定があり、実際に郵送請求しました。
ざっくりした流れは以下ですが、のが率直な感想です。
戸籍謄本を受け取るまでの手順
- 市区町村のHPを確認する
- 請求書フォーマットをダウンロード
- 請求書の記入
- 身分証明書の写しの準備
- 返信用封筒（切手貼付）の準備
- 郵便局で発送
- 戸籍謄本の到着
管轄の市区町村役場によって微妙にルールが異なることもあるため、請求先の役所Webサイトを確認してください。
必要なもの
郵送請求に必要なものは5つです。
以下の『送付用封筒』以外を封筒に入れて、市区町村指定の住所へ送ります。
郵送請求で必要なもの
- 送付用封筒
- 請求書（市区町村指定のフォーマットを推奨）
- 身分証明書の写し
- 発行手数料（現金書留または定額小為替）※1
- 切手を貼った返信用封筒 ※2
※1 定額小為替のみの市区町村もあります
※2 現金書留の場合は専用封筒を購入します
［実体験］準備から受け取りまでの手順
以下では、実際に郵送手続きした内容を時系列通りに説明します。
市区町村の役所Webサイトの確認
メモしておくのがオススメ！
ほとんどの市区町村役場のしています。
以下の内容を事前に調べて、メモしておけばスムーズに進められるはずです。
- 請求書のフォーマット
- 戸籍謄本の発行手数料
- 身分証明書の種類
- 支払い方法の種類
- 送付先住所
わからないことがあれば電話で聞いてもOK。
わたしも役所に電話をしましたが、丁寧に教えてくれました。
「○○○市 戸籍謄本 郵送」で調べれば大抵は案内ページがヒットします。
請求書をダウンロードして印刷
を準備します。
自作でも構いませんが、多くの役所で郵送請求用フォーマットが用意されているため、役所のWebサイトを確認してみてください。
ここでいう請求書とは、かんたんにいえば「戸籍謄本を1枚ください」という書類です。
請求書の種類
- 必要事項をワードやエクセル、手書きで書く
- 所定の請求書をダウンロードし印刷して記入
役所の担当者さんとのやりとり
請求書は自作のものでもいいのでしょうか？
自作でも構いませんが、記入漏れが多かったり、不備で時間がかかることもあります。できるだけ所定の請求書をダウンロードしていただくと、発行までスムーズです。
請求書の記入
戸籍謄本の請求書を記入します。
モレなく正確に書かないと発行まで時間がかかるため注意しましょう。
請求書は各市区町村により若干異なります。
以下は品川区の請求書を例に記載しますが、項目は基本的に変わりはありません。
- 本籍と筆頭者
- 必要な戸籍証明書の名称と通数
- 戸籍証明書の使いみち（請求理由）
- 請求者と連絡先
以下では、書き方で注意したい項目だけ説明するよ
日付
申請書類の投函日を記入します。
本籍
住所ではなく本籍です。
本籍は番または番地までのため、号や建物名・部屋番号は不要。またハイフンは使わず○丁目○番と書きます。
記入例）
埼玉県さいたま市中央区下落合■丁目▲番
筆頭者
筆頭者のフルネームを記入します。
筆頭者とは戸籍の最初に記載されている人のことで、初婚ならほとんどの人は父親もしくは母親。役所によっては生年月日も必要です。
もし筆頭者がわからなければ、両親に聞いたり、戸籍地の市区町村に電話で相談してみてください。
最近戸籍の届け出を提出した方
ほとんどの人は未記入で構いません。
直近、半年以内に戸籍の変更があれば記入します。
念のため両親に戸籍の変更手続きをしていないか確認しておきましょう。
請求する証明書の通数
必要な戸籍証明書の通数を書きます。
婚姻届の提出には1枚で構いませんが、2枚を請求して1枚は保管する新郎新婦さまもいるようです。
戸籍の証明書には種類がありますが、婚姻届では戸籍謄本です。
正式名称の戸籍全部事項証明書と記載されている役所もあります。
請求者
請求者とは、あなた自身のこと。
住所と氏名は添付する身分証明書の写しと一致している必要があります。また、連絡先の電話番号は、平日昼間でも連絡がつく番号を記入しましょう。
申請書に不備があると市区町村の担当者から電話確認があります。
不備が解消されない限り戸籍謄本の取得はできないため、役所からの電話には必ず出るように！
筆頭者から見た請求者の関係
筆頭者からみた、あなたの関係を丸で囲みます。
たとえば筆頭者が父親なら［子］を丸で囲みましょう。
使いみち（提出先）
「婚姻届を提出するため」や「婚姻届に添付するため」と書けばOK。
婚姻届の提出先の市区町村名を記入する役所もあります。
身分証明書の写しの準備
住所が記載されている身分証明書のコピーを用意します。
請求書で記入した請求者（あなた）と現住所（住民票の登録地）が一致していることを確認してください。
- 運転免許書（裏・表）
- マイナンバーカード
- 健康保険書（保険番号及び被保険者など記号・番号をマスキングしたもの）
返信用封筒（切手貼付）の準備
返信用封筒には、返信先の住所を書き切手を貼ります。
原則、のため、住民票以外を希望する場合は、事前に市区町村役場に問い合わせて確認しましょう。
郵送方法のヒント
戸籍謄本は重要書類です。
そのため少し郵送料は高くなりますが、簡易書留を推奨しています。
| 郵送方法 | 金額 |
|---|---|
| 普通郵便 | 84円 |
| 簡易書留 | 404円（普通郵便84円＋簡易書留320円） |
普通郵便
簡易書留封筒サイズのヒント
封筒のサイズは長形3号でOK！
三つ折りにすれば入りますが、折り曲げたくなければ角形2号がぴったりサイズですが切手代は120円または140円です。
送付先住所の確認
送付先の市区町村役場の住所を確認します。
自治体によっては郵送請求専用の住所があります。とくに人口の多い地域は注意しましょう。
郵便局が遠い人は、この時点で封入はせず郵便局でおこなった方が効率がよいです。
定額小為替で送るなら送付用の封筒を用意します。
現金書留は専用封筒を郵便局で購入しましょう。
これで準備は完了だよ。あとは郵便局へ行って小為替または現金書留で発送しよう。
定額小為替・現金書留で発送する
です。
多くの自治体で戸籍謄本の発行手数料は1通450円ですが、一部の市区町村では金額が異なるため、Webサイトで確認をしましょう。
支払い方法は、現金書留と定額小為替の二種類があります。
役所によっては、現金書留または定額小為替を指定している市区町村もあるようです。
どちらの方法も、ゆうちょ銀行と郵便局でしか販売していません。
コロナウイルスの影響で営業時間が短縮されている可能性があるため、事前に確認してから行きましょう。
発行手数料は役所によって違うからWebサイトをチェックしておこう
定額小為替の手続きの流れと合計額
今回は定額小為替で支払いをしました。
あまり聞き慣れない定額小為替ですが、非常にかんたんです。
定額小為替の手順
- 郵便局の窓口で定額小為替を購入
- すべての書類を同封して封入する
- 窓口で簡易書留で発送する
なお、今回は写真を撮るため、購入後に自宅へ戻りました。しかし、封入も郵便局内で実施した方が効率はよいと思います。
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 戸籍謄本の発行手数料（小為替） | 450円 |
| 小為替発行手数料 | 100円 |
| 返送代（簡易書留） | 404円 |
| 送付代（簡易書留） | 404円 |
| 合計 | 1,358円(税込) |
現金書留の手続きの流れ
現金書留の方法も紹介します。
現金書留は、専用封筒を使う必要があるため、送付用の封筒は不要です。
現金書留の手順
- 窓口で現金書留封筒を購入する
- [1]の封筒に請求書などのすべての書類、戸籍謄本の発行手数料の現金を同封する
- 同封して割り印をまたは署名をする
- 郵便局の発送窓口に持ち込み現金書留で発送する
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 戸籍謄本の発行手数料 | 450円 |
| 返送代（簡易書留） | 404円 |
| 現金書留封筒 | 21円 |
| 送付代（現金書留） | 512円 |
| 合計 | 1,387円(税込) |
郵便局での発送手続きが終われば、あとは返信を待つだけだよ
戸籍謄本の到着
到着したのは発送日からでした。
役所の繁忙期によっては2週間ぐらいかかることもあるそうです。
婚姻届提出予定日の1.5ヶ月ぐらい前から準備を進めると確実です。
記事No.aw101
1分で振り返り
この記事のまとめ
10日ぐらいはかかかると思いましたが、ちょうど1週間程度。郵便代はかかりますが、電車代や役所まで行く時間を考えると郵送は効率がよいなと思いました。コロナ禍ということで役所でも郵送を推奨しているため、ぜひ、遠方の方は郵送で請求してみてください。