【テンプレートあり】ブライダルフェアの予約をキャンセルする方法

予定がくるったを表現したカレンダー

「予約していたブライダルフェアをキャンセルしたいけど、どうすればいいか分からない」

電話した方がいいのは分かっているけど…
躊躇しがちなキャンセル連絡ですが、あっけなく終わりますから安心してください。キャンセル料の有無など基本的なことに加えて、

  • 連絡するときに準備しておく5項目
  • メールのテンプレート

など読み終わってから10分後にはキャンセル連絡ができるようにコツを紹介します。


実は多い?ブライダルフェアのキャンセル

「キャンセルすると印象が悪くなる!?」

「お金がかかったりしないよね?」

と心配しちゃいますよね。
しかし、式場からするとブライダルフェアのキャンセルは”よくある話”です。

キャンセル率は1割ぐらい

キャンセル率は体感だと1割以下
割合は高くはないものの、毎回といっていいほどキャンセルのカップルはいます。

※式場の運用(◯日前に電話するなど)や予約経路によってもキャンセル率は異なります

キャンセル率は決して高いわけではありませんが、毎日のように開催されているため日常茶飯事です。

「どうしよう~」と焦る必要はなく、連絡さえすればキャンセルをした式場のブライダルフェアに改めて参加することも可能です。

キャンセルでお金はかかる?

基本的にブライダルフェアのキャンセルで、お金を請求されることはありません

フォアグラ

ただし有料の試食会は注意を!
フルコースを用意する試食会だと数日前から食材の準備をしており、コストがかかっているためキャンセル料を請求される可能性もあります。

そのため有料の試食会に参加する場合は、

  • 何日前までのキャンセルができるか?
  • キャンセル料はかからないか?

を申込時の連絡メールや規約の確認が必要です。

ブライダルフェアのキャンセル方法

焦る必要はないとお伝えしましたが…
もしもブライダルフェアまで残り1週間以内なら今日中に連絡を!

ポイントは3つあります。

キャンセル連絡の3つのポイント

ブライダルフェアの予約をキャンセルするのは、どうしても気が引けてしまいますよね。

ですが、以下の3つのポイントを守れば逆に印象が良くなることもあります。

キャンセル連絡は”すぐ”を重視

キャンセルをしないといけなくなったら、すぐに連絡を!

心配そうに電話をする女性

連絡は早ければ早いほど式場としては助かります
ほとんどの式場では、ブライダルフェアの数日前に確認連絡がありますが、その前にわかっていたら連絡しましょう。

ただ、あれこれ考えてしまいますよね。
このページの後半にキャンセル連絡用のテンプレートも用意したので活用してみてください。

キャンセル理由を明確にする

予約のキャンセル連絡を受けた式場は知りたいことが一つだけあります。

なぜ?

「なぜキャンセルになったか?」です。
理由が何であれ責め立てられることはありませんし、本当の理由を説明してもらえるのは式場にとっても有り難いことです。

  • 体調不良
  • 仕事の都合で行けなくなった
  • 他の式場で決定した
  • 他のブライダルフェアとダブルブッキングした

など理由を説明してもらえると丁寧な印象をうけます。

次回のブライダルフェア予約も同時にいれる

  • 別の式場に決定した
  • 式場に興味がなくなった

という理由ならキャンセル連絡で終わり。
しかし興味がある式場なら、キャンセル連絡と同時に次回の予約をいれるのがオススメです。

案内中の女性

式場としても前向きなカップルは大歓迎!
ただし二度目のキャンセルは印象が悪くなるため、再予約は確実に参加できる日時がわかっているときだけにしましょう。

絶対NGな無断キャンセル

あえて説明する必要はありませんが…
無断キャンセル予約とキャンセルの繰り返しは絶対にNGです。

NGサインをするウェディングプランナー

飲食店やホテルでの無断キャンセルが社会問題になり、損害賠償請求まで発展していますよね。
さすがに、これから結婚式をするカップルにそんな人はいないとは思いますが…(と思いたい)

『キャンセル=悪いこと』ではありません。
急な予定がはいることもあると思います。問題はその後です。

式場にも他のカップルにも迷惑がかかる

ブライダルフェア当日にむけて式場はどんな準備をしていると思いますか?

  • 生花などのテーブルコーディネート
  • 食材の仕入れや下ごしらえなど料理の準備
  • 模擬挙式のモデルさんや聖歌隊の手配
  • 専任プランナーさんの確保
  • スタッフ間の打ち合わせ

など時間もお金もかけています。
もちろん契約して頂くためですが、現場のスタッフは夜遅くまで準備をしています。

式場スタッフ

またブライダルフェアは定員制。
本当は参加したかったのに、参加できなかったカップルもいるかもしれません。

特別な理由なく無断キャンセルをする人に結婚式を挙げる資格はありません。

キャンセル後は気軽に予約をしない

非常に稀ですが、ブライダルフェアの予約とキャンセルを繰り返すカップルがいます。

デート中のカップル

予約サイトの功罪でもありますが…
予約のたびに式場は、料理・コーディネート・プランナー確保などスケジュール調整をし、カップルの来館に備えています。

一度でもキャンセルをしたら、次回は”絶対に大丈夫”という日時が確定するまで予約は控えましょう

寝坊をしたときも正直に話そう

言いづらい理由No1は寝坊かもしれませんね。
平日の仕事で疲れて、休日は目覚ましをかけないで寝るのが習慣の人もいると思います。

バックれたくなるかもしれませんが、せっかく候補になった式場ですから電話をして正直に理由を話しましょう

連絡する時間によっては、開始時間の変更で当日参加ができるケースもあります。

要するに正直に誠意をもって対応するだけ。
そして連絡方法に難しさはなく、一般的なビジネスマナーと捉えれば問題ありません。

[テンプレート付き]キャンセル方法

まず連絡方法は”できるだけ電話”が基本。

電話しないといけないが勇気がでない女性

緊張しますよね。
でも安心してください。

電話のメリット
  • メールより圧倒的に印象が良い
  • 式場側が会話をリードしてくれる
  • 何よりも早い

メールより電話の方がメリットがあります。
またメールはチェック漏れが起きますが、電話なら回避できますよね。

もちろん式場としても助かることばかり。

  • 準備の見直し時間がある
  • 他のカップルを案内できる
  • 食材や生花などキャンセルができる

他のカップルがメール連絡の中、電話をすれば印象は良くなります。
とはいえ電話をする前は何を話せばいいか分からないですよね。

そこで電話をするときに用意しておくとスムーズに会話ができる5項目を紹介します。

キャンセル連絡時に用意しておく項目

メモ帳や裏紙で構いません。
以下の5項目を書き出し、温かいコーヒーや紅茶を飲んだら勇気をだして電話をしてみましょう。

用意しておく項目
  • お名前
  • 参加予定だったブライダルフェア日時(日付と時間帯まで)
  • 予約番号(あれば)
  • キャンセルの理由
  • 確実に参加できる日程の候補日(確定できない場合は後日連絡する旨を伝える)

電話の切り出し方は簡単!

お世話になっております。
◯月◯日のブライダルフェアを予約している◯◯と申します。

大変申し訳ございませんが、予約のキャンセルをさせていただきたく、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?

その後は式場の担当者が会話をリードしてくれます。
「あの心配はなんだったの?」と思うぐらいあっけなく終わりますよ。

メール連絡時のテンプレート

ブライダルフェアまで数週間あるならメールでも問題ありません。
以下にメール連絡時のテンプレートを用意したので改変して活用してみてください。

◯◯式場名 ご担当者様

お世話になっております。
◯月◯日(◯) ◯時のブライダルフェアを予約している◯◯と申します。

誠に申し訳ございませんが、予約済のブライダルフェアをキャンセルさせていただきたく、
ご連絡をさせていただきました。

<予約したブライダルフェア>
・名前:(新郎名)(新婦名)
・予約番号:
・予約した日時:◯月◯日(◯) ◯時~

いろいろとご準備されている中で、誠に申し訳ございません。
家庭の事情により急遽都合が悪くなり、勝手ながら別日程で参加させていただけますと幸いです。
確実に参加できる日時が分かり次第、改めて予約のご連絡をさせて頂ければと思っております。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、
ご了承いただけますようお願いいたします。

メールでのご連絡となり恐縮ではございますが、
ご容赦いただけますと幸いです。

以上、失礼いたします。

(お名前)

(電話番号)

※件名は分かりやすく「【キャンセルのご連絡】(名前)」としておくとメールのチェック漏れを防ぎやすいです。

まとめ

  • 無料のブライダルフェアならキャンセル料はかからない
  • キャンセルをした式場でも改めてブライダルフェアに参加できる
  • 有料の試食会はキャンセル料をとられる可能性もある
  • 一度キャンセルをしたら次回は確実な日時が分からない限り予約はしない
  • メールで連絡するよりも電話の方がメリットがある
  • キャンセル前に「参加日時・予約番号・キャンセル理由」だけは用意しておく

キャンセルはなかなか行動にできないこともあると思いますが、正直に話せば本当にあっけなく終わります。

ぜひ、この後すぐに連絡をしてください。
すぐに連絡することが、あなたにとっても、式場にとっても最善です。

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